理想から申し上げますと、司教の依頼文「「2020広島教区代表者会議」に向けての準備について」の本文第二段の「教区代表者会議で取り扱われる内容が、できるかぎり、広島教区民全体の意見を反映したものとなるよう」とあるように、原則全員参加の信徒総会を開催することが理想です。
ただし、現実問題、信徒数の多い小教区では、これから信徒総会を開催することや全員から意見を聴取することは不可能かもしれませんので、「できるかぎり小教区民全体の意見を反映したものとなるよう」に小教区で配慮していただければ幸いです。
ですので、自由に意見が聴取できる仕組み（例えば、意見投書箱等）を構築したりすることも考えられます。この点は、小教区の現状に即して小教区の自由裁量でお願いします。
地区が小教区にどのようにまとめてほしいかを検討しているかもしれませんので、地区宣教司牧評議員会事務局か地区センターへ小教区の方から一度確認されたほうが良いと思います。
また、小教区において現状を把握するため、回収したアンケートを集計・分析をおススメします。回答時点では次ページの方法をおすすめしています。なお、アンケートの正式な集計・分析方法は、今後公表する予定の「アンケートの集計・分析の目的と仕方について」でお知らせします。
＜おすすめの方法＞
１．教区のあゆみを振り返る
選択する項目ごとにまとめ、記述されている内容を「現状」とその現状になっている「原因（要因）」に分けて集計する。なお、現状と原因が関連付けられるように集計願います。
２．教区100周年の迎え方・祝い方
３．100周年後の優先課題や目標
＜集計後＞
各地では、集計後、もう一度、現状の確認、その現状になった原因・要因を分析（掘り下げられるところまで掘り下げられると良い）し、その状況を打破するための解決策まで検討できると非常に良いと思います。
教区代表者会議の総合テーマは「ともに喜びをもって福音を伝える教会へ」です。これから小教区で検討する目標等が、ともに喜びをもって福音を伝えるための助けになりますように。
教区代表者会議実行員会のメンバーは、平和の使徒推進本部会議のメンバーです。
各地区選出の方及び協力者の氏名は省略させていただきますが、以下の人たちです。
記
提言原案によっては、小教区等で検討・分かち合いするより、地区単位で検討・分かち合うことが適切な事項もあるかもしれません。
そのような提言原案があった場合、適切な時期に地区長が地区内の各代議員を招集し、検討・分かち合うことは有意義なことと考えます。
同様に協働体単位の準備会合も考えられます。
地区において、所属する各小教区等の代議員の状況を把握し、必要に応じて、助言や協働して、各代議員ともに教区代表者会議の準備をしてください。場合によっては、地区長（または地区センター）より小教区の主任司祭、信徒会長等に助言等をお願いします。