2021年1～2月中に小教区等が検討し、準備事務局へ提案する「提言案」ですが、２つの方法があります。
①「提言題名のみ」の提案･･･これは各分科会テーマに沿った具体的な提言題名のみを提案する方法です。この場合、提案のあった提言題名をもとに具体的な提言本文原案は、準備事務局が作成し３月13日開催予定の教区代表者会議実行委員会へ提示することになります。
②「提言案」の提案･･･①とは違い、各分科会テーマに沿った具体的な提言題名と提言本文原案を提案する方法です。この場合は、「提言案（記載のしかた）」を参考に、分科会テーマ、提言題名、提言案本文、具体的宣教司牧提言項目および提言原案提案者・団体等を記載して、2月中に準備事務局へ提出してください。
いずれの方法も準備事務局へデジタルデータ（ワード形式、メール提出）、紙（FAX、郵送または持参）で提出することができます。
教区代表者会議は、カトリック新教会法典（以下、「教会法」という。）第460条に規定されている教区内でも重要な評議会の一つです。その会議の目的は教区全体の善益のためと教区司教を助けるためです。そのため、代議員も厳格に教会法第463条に規定されており、司教総代理、司教代理及び法務代理はもとより、司祭評議会の評議員などの聖職者等並びに信徒や修道者等です。
信徒や修道者の代議員は、教区司教が定めた選出方法（様式）と人数に従って、小教区や修道院で選出します。この選出方法等は後日、白浜司教より教令等が発布される予定です。
なお、代議員に選出された人は、教区代表者会議に参加する義務が生じ、欠席する場合は、代理人の派遣ができないことと欠席理由を教区司教へ報告する必要があります（教会法第464条）。
分科会テーマが5つ（①福音宣教、②平和、③多文化共生、④協働、⑤養成）あり、いち分科会テーマ２作業部会の計10作業部会を予定しています（提言案数によって増加する場合もあります）。
各作業部会平均15～17名の参加者数を想定しています。
代議員には、参加を希望する分科会を申請していただく予定ですが、分科会によっては、参加希望が集中する会が発生することを予想しています。準備事務局では各分科会へ参加する代議員数を調整するため、希望分科会申請時に参加希望する分科会について、第一希望から第五希望まで記入して申請していただく予定です。そして、その申請をもとに準備事務局が各代議員の指定分科会を振り分けます（締切6月10日、確定振り分け6月下旬予定）。
（2021年05月10日更新）
5月8日開催予定の教区代表者会議実行委員会において、代議員候補者および提言原案が出揃う予定です。よって、5月中旬ごろには、希望分科会申請について案内する予定です（申請締切日：6月10日）。その後、6月末頃に各代議員へ指定分科会を内示します。
なお、6月開催予定の教区宣教司牧評議会において、代議員が確定され、その後参加する分科会も決定いたします（以後、変更は一切受け付けない）。6月末には、代議員選任（認定）書を各代議員へ広島司教区より交付いたします。
（2021年05月10日更新）
代議員は、小教区等を代表して教区代表者会議へ参加し、各種採決に投票をしていきます。ですので、自分の意見ではなく、小教区等の意見をしっかり集約して代表者としての行動が必要となります。
よって、教区代表者会議当日までの準備期間中は、提案されているいくつかの提言案について、小教区等で検討・分かち合いする場合、代議員はできるだけ参加し、小教区等の意見を把握し、また教区代表者会議当日の分科会・全体会において意見表明・投票ができるよう準備と心構えをしておいてください。
提言案によっては、小教区等の単位ではなく、協働体単位や地区単位での会合も考えられますので、協働体単位や地区単位の教区代表者会議準備会合へ参加することも考えられます。
小教区の場合、代議員は主任司祭とよく意思の疎通をおこなうことをお願いします。